Salesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由

Salesforceのデータ見ようとしたら、登録したはずのデータが出てこないんだけど・・・

Salesforce（セールスフォース）はCRM（顧客管理システム）であり世界中で利用されているWEBサービスだ。

WEBサービスでありながら、一定のカスタマイズ性があり、営業以外にも利用している企業は多い。

しかし外資系サービスの定めか仕様がわかりづらいところがあり、最初にあるような「登録したはずのデータが検索しても見つからない」という現象が起こる。

何故検索しても見つからないのか。

そこで今回はSalesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由について紹介する。

この記事を書いている人

システムエンジニア、AIエンジニアと、IT業界で10年以上働いている中堅。PythonとSQLが得意。

Salesforceで検索してもデータが出てこない現象

まずはSalesforceで検索してもデータが出てこない現象について見ていこう。

参考としてSalesforce教育用のTrailhead環境でデータを見てみる。

（データはリードを選んでいるが、リードである必要はない。）

Salesforceデータサンプル（Trailhead環境）

ここで表示されているデータは少ないが、データ量が多くなってくるとデータを検索したくなる。

そこで赤枠で囲んだ「このリストを検索」に検索したい文字列を入力するも、データが出てこない。

データが登録されていなければ検索しても出てこないのはわかるが、登録したはずのデータも出てこないということがある。

検索したいのに検索できない。。。なんで？

何故このようなことが起こるのか。

Salesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由

Salesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由、それはリストビュー検索の検索範囲が最初の2000件に限定されるから。

え、どういうこと？

検索対象が全件ではなく、2000件の中で検索しているんですよ

リストビューの検索のヘルプには以下のように書かれている。

リストビューを検索すると、リストの最初の 2,000 件のレコードのみが検索されます。レコードが見つからない場合は、より具体的な検索語を試すか、検索条件または並び替えを変更してください。たとえば、取引先リストビューに 8,000 件のレコードがあるとします。そして、名前が Z で始まる取引先を検索しても、検索結果に表示されないとします。目的の取引先が見つかるようにするには、[取引先名] 項目を Z から A に並び替えることで、名前が Z で始まる取引先が最初の 2,000 件のレコードリストに含まれるようにします。

参考：Lightning Experience でのリストビューの検索

リストビューで検索では検索結果が2000件なのではなく、「検索範囲」が最初の2000件に限定されている。

なので探したいデータが登録されていようとも、2000件の中に入っていなければリストビュー検索で探すことができない。

使い勝手としてはかなり微妙である。

検索としてはダメじゃない？

正直かなり使いにくいですね

しかも検索条件にもかなりの縛りが存在する。

項目表示ラベルの部分的な文字列は、その文字列が表示ラベルの先頭にあるか、または文字列の前にスペースがある場合を除いては、検索ではヒットしません。このルールは、単語と数字の文字列に適用されます。次に例を示します。

・「Edge Communications」は、「commun」を検索した場合はヒットしますが、「dge」や「cation」を検索した場合はヒットしません。
・「12」を検索した場合は、「Leads Report 12」はヒットしますが「Leads Report-12」はヒットしません。

参考：Lightning Experience でのリストビューの検索

2000件じゃなくても、使いにくいです

Salesforceでデータを検索するには「グローバル検索」を用いる

Salesforceのリストビュー検索には、検索範囲が2000件という制限があり、存在するデータですら検索できない仕様だった。

ではSalesforceで検索ができないかというとそうではない。

Salesforceでデータを検索する方法は存在する。

Salesforceでデータを検索するには「グローバル検索」を用いる。

グローバル検索ボックスはリストビュー検索ボックスよりも上にある。

Salesforceのグローバル検索

グローバル検索ボックスは↑の画面の赤枠部分にあたる。

ここであれば2000件の成約を受けずに検索ができる。

ただしこちらの場合は、検索範囲を指定しなければリードの他も検索してしまうので、リードだけ検索したい場合はあらかじめ対象をリードに絞って検索する必要がある。

ちゃんと存在するデータを出せるだけでも、こっちの方が良いね

まとめ

今回はSalesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由について解説した。

Salesforceのリストビューで検索してもデータが出てこない理由は以下の通り。

データを検索したい場合は、リストビュー検索ではなく、画面上部にあるグローバル検索を使うと良い。

直感的にはわかりづらいね。

我々にはわからないけど、Salesforceなりのポリシーがあるのかもしれませんね

他にもWEBサービスに関する記事もあるので、興味があれば見てみて欲しい。